レポートの書き方

思考

先日、実験装置の状態報告を教授から求められた。我々が使っている巨大な装置（１億もする！）が先週の大規模メンテナンス以降調子が悪い。担当した修士２年で原因がどこか探り、対処している所だが、未だ有効な改善結果は見られていない。このタイミングで報告を求められた。
教授に対してレポート形式でメールを作成する機会は珍しい。社会に出る前に、明瞭で簡潔なレポートを送る方法を身につけたかった私は、これまでの就職活動や齧った程度のロジカルシンキングの知識を使いメールを作成した。ポイントをまとめておく。
✓結論から書く
質問に対するダイレクトな解答を先頭に入れる。大原則だ。結論から言わないと、会話や文章がどのように着地するかわからず聞いている方は非常にヤキモキする。特に後輩の報告でよく感じるから自分で気をつけている。
✓FACTとIDEAを区別して書く。
今回は現状の報告が目的なので、まず教授にわかってもらわなければならない。そのためには順を追って説明する必要がある。不具合が発見されてからこれまで我々が対策を施した内容、つまりFACTを書いた上で、さらにそのFACTにどのような意図があったかIDEAを添える。これで教授は私たちが行った対策に対してWHY？を感じにくくなる事だろう。
✓自分の考えを必ず入れる
自分が報告する意味はどこにある？現状を説明して伝わったと感じた上で、最後に必ず今後の対策として自分の考え（これからの対策）を入れる。これはIDEAだが、このIDEAに自分が報告する意味がある、と考えている。

大きく分けてこの３点を意識して書いた。結果として、その後わかりやすいレポートであるという返信が帰って来たので、とりあえず修士２年レベルの報告としては上々であったと思いたい。

＜終＞